Τα μυστικά μιας επιτυχημένης διαπραγμάτευσης

ότι «Δεν υπάρχει τίποτα πιο αναξιοπρεπές από το θέαμα ενός προσώπου σε πτώχευση ικετεύοντας για βοήθεια». Οι πιστωτές της χώρας μας και ειδικότερα ο Υπουργός της Γερμανίας κύριος Βόλφγκανγκ Σόιμπλε ακόμα και με πρόσφατες δηλώσεις του μας υπενθυμίζει ότι «υπάρχει και έξοδος αν δεν τακτοποιήσουμε τα περί του οίκου μας». Σε τέτοια παραδείγματα ή καταστάσεις το μόνο αντίδοτο είναι μια αποτελεσματική διαπραγμάτευση. Με στόχο βοήθειας των ενδιαφερομένων μερών παρακάτω γίνεται μια σύνοψη του σημαντικού αυτού εργαλείου της διαπραγμάτευσης όπως διατυπώνεται σε ειδική βιβλιογραφία επί του θέματος.

Κυβερνητικοί ή μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, επιχειρήσεις ή ακόμα ο κάθε ένας από εμάς σε προσωπικά θέματα καλούμαστε να διαπραγματευτούμε ένα πρόβλημα ή ένα θέμα όπως π.χ. ένα δάνειο για την επιχείρηση που διακυβερνούμε ή διοικούμε, μία σύμβαση μικρής ή μεγάλης αξίας, ένα έργο που αναλαμβάνουμε, μια θέση εργασίας, το μισθό ή την σύνταξη μας.

Για το πρόβλημα ή το θέμα υπό διαπραγμάτευση πρέπει να καταλήγει σε μια λύση ή σε δεσμευτική συμφωνία των ενδιαφερομένων μερών που να ικανοποιεί τις προσδοκίες ή τις επιδιώξεις (goals) που έχουν θέσει οι αντισυμβαλλόμενοι.

Σε απλές επιδιώξεις (goals), όπως είναι η διαπραγμάτευση μίας θέσης σε μία επιχείρηση ή ένα οργανισμό τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορεί να αποκτήσουν την απαιτούμενη τεχνογνωσία φοιτώντας σε ένα εξειδικευμένο εκπαιδευτικό σεμινάριο, ενώ για πιο πολύπλοκους στόχους όπως είναι η εκπροσώπηση της χώρας οι αρμόδιοι δημόσιοι λειτουργοί (κακώς σήμερα τους αποκαλούμε «υπαλλήλους») ή τα μέλη Ανωτάτων Διοικητικών Ομάδων συνεχώς εκπαιδεύονται, φοιτούν σε ειδικά σεμινάρια σε διεθνείς ειδικές σχολές όπως π.x. το πρόγραμμα διαπραγμάτευσης στη Νομική Σχολή του Χάρβαρντ, INSEADκτλ. Η ΕΕΔΕ αντιλαμβανόμενη την ανάγκη των προαναφερομένων φορέων είχε στο παρελθόν οργανώσει αντίστοιχα προγράμματα εκπαίδευσης στο θέμα αυτό.

Ατομική ή Ομαδική Διαπραγμάτευση

Μία διαπραγμάτευση μπορεί να διεξαχθεί είτε από ένα άτομο είτε από ομάδα ατόμων. Στις σημερινές συνθήκες της παγκόσμιας οικονομίας που λειτουργούμε, με σημαντικά γεωπολιτικά συμφέροντα, με άτομα ή ομάδες ατόμων με διαφορετικές αντιλήψεις η διαπραγμάτευση απαιτεί μία υψηλού βαθμού παιδεία και αυτοελέγχου των συμβαλλομένων μερών για να καταλήγει μία διαπραγμάτευση στα επιθυμητά αποτελέσματα.

Τα βάθος, το πλάτος, οι δυσκολίες, ο διαθέσιμος χρόνος και το ενδιαφέρον του θέματος μίας διαπραγμάτευσης προσδιορίζουν πώς θα πρέπει να οργανωθεί ή να εκπροσωπηθεί ένα ενδιαφερόμενο μέρος.

Η τεχνογνωσία, οι δεξιότητες και η διαδικασία που θα ακολουθηθεί είναι μερικοί από τους παράγοντες εκπροσώπησης σε ατομικό ή ομαδικό επίπεδο. Η παράδοση (tradition), το πρωτόκολλο (protocol) η γλώσσα επικοινωνίας (communicationlanguage) και η σε βάθος γνώση της ιστορίας, γεωγραφίας και κουλτούρας του λαού της χώρας, είναι κατά την δική μου εμπειρία τα σημαντικότερα γνωστικά-όπλα που επίσης προσδιορίζουν τον επιτυχή τρόπο διαπραγμάτευσης.

Μια διαπραγμάτευση μπορεί να πραγματοποιηθεί σε ατομική ή ομαδική βάση. Στη διαδικασία επιλογής πρέπει να ληφθούν υπόψη τα πλεονεκτήματα της επιλογής.

Στα πλεονεκτήματα της ατομικής εκπροσώπησης συγκαταλέγονται μεταξύ άλλων:- (α) η αποτροπή της ευκαιρίας στο αντισυμβαλλόμενο μέρος να στοχεύει τις ερωτήσεις του στο αδύνατο μέλος της ομάδος η να παρέχεται στο αντιμέτωπο μέρος η ευχέρεια διαφωνίας μεταξύ των μελών ομάδων,(β) η αποτροπή η αποδυνάμωση δηλωμένων θέσεων μέσω των διαφορών απόψεων μεταξύ των μελών μίας ομάδος,(γ) η λήψη επί τόπου αποφάσεων για να κερδηθούν ή να παραχωρηθούν ορισμένα διεκδικούμενα στοιχεία. Αδύνατο σημείο αποτελεί η συγκέντρωση της ευθύνης σε ένα άτομο

Μια ομαδική εκπροσώπηση είναι αναγκαία, όμως, (i) όταν το απαιτεί το πρωτόκολλο. Παραδείγματος χάριν τα αρνητικά στοιχεία της παράληψης της εκπροσώπησης ενός σημαντικού προσώπου αποτελεί βασικότερο στοιχείο αποτυχίας στο πρώτο και δεύτερο κύκλο των διαπραγματεύσεων στη διάσκεψη της Ευρωζώνης για την χρηματοοικονομική τραγωδία της Κύπρου, (ii) όταν χρειάζεται μία εξειδικευμένη ομάδα ατόμων με διαφορετικές δεξιότητες για να διορθώνει λανθασμένες διατυπώσεις των γεγονότων (misstatementsoffacts), (iii) Όταν είναι αναγκαίο να παρουσιασθεί ή άποψη του ενδιαφερόμενου μέρος προς το άλλο μέρος με μία δυναμικότερη αντίθεση.

Ένας ικανός ηγέτης (ableleader) μίας ομάδας μπορεί να χρησιμοποιήσει τα παρόντα διάφορα μέλη της ομάδος για να δώσουν μία αποτελεσματικότερη επεξήγηση σε προκύπτοντα κατά την διαπραγμάτευση θέματα όπως επίσης μπορεί να αναφερθεί σε απόντες προϊστάμενους στους οποίους πρέπει να πληροφορήσει προ της λήψης της τελικής απόφασης.

Θέματα και Θέσεις

Οποιαδήποτε πληροφορία στην οποία υπάρχει μία ασυμφωνία θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται στα θέματα προς διαπραγμάτευση. Θέματα (issues) θεωρούνται τα στοιχεία στα οποία η μία πλευρά παίρνει θετική στάση ενώ η άλλη έχει μια αρνητική θέση. Τα θέματα πρέπει να είναι πραγματικά (pragmatic), γιατί είναι δύσκολο για μια οριστική κρίση για μη ρεαλιστικά θέματα. Εμείς οι Ελαδίτες και Κύπριοι, στις διαπραγματεύσεις έχουμε μια σημαντική αδυναμία. Αντί να συζητούμε τα θέματα έχουμε την τάση να εκσφενδονίζουμε κατηγορίες με αποτέλεσμα οι τυχόν μικροδιαφορές να μετατρέπονται σε θέματα.

Ερωτήσεις βασισμένες σε συναισθηματικές αντιδράσεις είναι επίσης μη ρεαλιστικές και επιτρέπεται μόνο να χρησιμοποιηθούν μόνο για τη συναισθηματική επίδραση όπως π.χ. «Πώς είναι δυνατό να έχετε το θάρρος να μας προτείνετε μία χειρότερη λύση από την προηγούμενη λύση που μας προτείνετε;» Τέτοιες ερωτήσεις που έχουν τύχει αποδεκτής επεξήγησης και αποδοχής από τα δύο μέρη δεν πρέπει να θεωρούνται πλέον θέματα προς συζήτηση.

Όταν το αντισυμβαλλόμενο μέρος θέτει ένα όριο (limit), ένας αποτελεσματικός τρόπος είναι στη αρχή να αγνοηθεί χωρίς άμεσο πανικό και με ένα στοχευόμενο προς το εγερθέν θέμα ανέκδοτο (humor), παροιμία (proverb) ή απόφθεγμα (maxim) θα πρέπει να αλλάξει το κλίμα και την πρόθεση.

Ένας επιδέξιος διαπραγματευτής (askillfulnegotiator) είναι πάντα άγρυπνος στη παρακάτω ιδιαίτερη αλυσίδα συνθηκών δηλαδή (α) στις Υποθέσεις (β) στα Γεγονότα (γ) στα Θέματα (δ) Στις Θέσεις και (ε) Στις Αποφάσεις.

Η βαθειά γνώση των «υποθέσεων -assumptions» ενός προβλήματος αποτελούν το πρώτο βήμα επιτυχίας μίας διαπραγμάτευσης. Αν θέλετε να αλλάξατε τις αποφάσεις ενός αντισυμβαλλομένου, προσπαθήστε να τροποποιήσετε τις υποθέσεις που αυτός έχει κάνει.

4. Τοποθεσία Σύσκεψης

Αν έχετε επιλογή θα πρέπει, στο σχεδιασμό της σύσκεψης, να αποφασίσετε αν αυτή πρέπει να γίνει στο δικό σας γραφείο, χώρο ή χώρα ή αντίθετα στο γραφείο, χώρο ή χώρα του αντισυμβαλλόμενου. Υπάρχουν μειονεκτήματα και πλεονεκτήματα σε κάθε επιλογή.

Ο βασικότερος παράγοντας επιλογής είναι ποία δυνατά ή αδύνατα στοιχεία γνωρίζετε για τον αντισυμβαλλόμενο. Μία σύσκεψη στο γραφείο του αντισυμβαλλόμενου έχει το πλεονέκτημα ότι μπορείτε να αφιερωθείτε στο υπό διαπραγμάτευση πρόβλημα, χωρίς τις συνήθεις διακοπές που προκύπτουν σε θέματα γραφείου ή λειτουργίας της επιχείρησης σας. Έχετε την ευχέρεια να παρακρατήσετε πληροφορίες δηλώνοντας ότι δεν είναι άμεσα προσπελάσιμες. Μπορείτε να έχετε την ευχέρεια να αναφερθείτε σε υψηλότερο ανώτατο στέλεχος του αντισυμβαλλόμενου. Επιβάλλετε ένα σημαντικό βάρος προπαρασκευής στον αντισυμβαλλόμενο.

Όταν γνωρίζετε με βεβαιότητα ότι ο αντισυμβαλλόμενος δεν γνωρίζει τις πιθανές

αδυναμίες σας και πιστεύετε ότι έχετε αρκετά δυνατά στοιχεία οργάνωσης που θα πείσουν τον αντισυμβαλλόμενο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον δικό σας χώρο. Εξειδικευμένα γραφεία δικηγόρων, ελεγκτών και συμβούλων χρησιμοποιούν ειδικούς χώρους συσκέψεων στο γραφείο τους και αν τα αποτελέσματα της σύσκεψης είναι θετικά προχωρούν για ενδυνάμωση της πίστης του αντισυμβαλλόμενου, γνωρίζοντας σε προ-προγραμματισμένη μορφή τα υπόλοιπα στελέχη, το βιομηχανικό ή παραγωγικό χώρο. Μια συμβουλή από ένα από τους πλέον επιτυχημένους Έλληνες εφοπλιστές ήταν: «μην παρασύρεστε από υπερβολικά επιπλωμένα ή μεγάλους χώρους γραφείων, σκέψου πάντοτε το κόστος κτίσης και συντήρησης»

Η Σύσκεψη: η Προπαρασκευή και η Έναρξη της Σύσκεψης

Ο σε βάθος σεβασμός ή μία φιλία αναπτύσσεται από αυτά που συμβαίνουν αφότου προσκαλέσετε στο γραφείο, στο χώρο ή στη χώρα σας τον αντισυμβαλλόμενο σας. Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η Ελληνική φιλοξενία είναι ζηλευτή. Όμως μία φιλοξενία που δεν περιλαμβάνει οργανωτικές δράσεις όπως πληροφόρηση για το σχεδιασμό του ταξιδίου του αντισυμβαλλόμενου, προτεινόμενο σχέδιο συσκέψεων, με τον απαιτούμενο χρόνο και οι αποσπάσεις από τις επιδιώξεις της σύσκεψης πρέπει να αποφεύγονται. Η φιλία για τους ξένους στον επιχειρηματικό χώρο κτίζεται με την πολύχρονη συνεργασία και αυτή είναι μία από τις αδυναμίες του ο λαός μας έχει να αντιληφθούμε τον τρόπο με τον οποίο προσεγγίζουν την φιλία οι ξένοι.

H φυσική ρύθμιση του χώρου της σύσκεψης, όπως ο φωτισμός, το χρώμα, η διάταξη των θέσεων και ο τεχνικός εξοπλισμός έχουν μία πιθανή επίδραση στη διαπραγμάτευση. Αν οι θέσεις δεν έχουν καθοριστεί μην διστάσετε να προσκαλέσετε τον ηγέτη (leader) του αντισυμβαλλόμενου μέρους και καθίσει δίπλα σας, προσπαθήστε να ανταποδώσετε τις ευγενείς χειρονομίες που σε προηγούμενη σύσκεψη σας προσέφερε ο αντισυμβαλλόμενος.

Πάντοτε μην ξεχνάτε να έχετε εναλλακτικές λύσεις στα προαναφερθέντα στοιχεία γιατί ακόμα και η μη αποτελεσματική λειτουργία ενός τεχνικού εξοπλισμού μπορεί να αφαιρέσει από τον απαιτούμενο χρόνο της σύσκεψης. Μην ξεχνάτε επίσης τις προσωπικές ανάγκες του προσκεκλημένου αντισυμβαλλομένου όπως το φαγητό, το τηλέφωνο, το email κτλ.

Αποκάλυψη της Θέσης σας

Σημαντικό στοιχείο διαπραγμάτευσης αποτελεί ο χρόνος αποκάλυψης της ελάχιστης θέσης σας. Αυτό εξαρτάται από την γνώση σας για την σκέψεις του αντισυμβαλλομένου. Συνήθως αν γνωρίζεται ότι ο αντισυμβαλλόμενος είναι ένας έμπειρος διαπραγματευτής, η σύντομη αποκάλυψη θα θεωρηθεί.